Archivage électronique : spécificités et environnement

Article mis en ligne le 30 août 2006

Dans la formule « archivage électronique », le terme essentiel est très certainement archivage même si la dimension technologique ne peut être sous-estimée. Cette dernière doit notamment prendre en considération un cadre normatif riche, voire foisonnant, et des domaines technologiques connexes.

* * *

A la différence du papier, les technologies de l’information et de la communication rendent possible la dissociation du matériel, du support, des données brutes et des logiciels d’interprétation. Dans un contexte d’innovation technologique permanente se pose alors avec acuité pour l’archiviste la question de l’obsolescence des matériels, logiciels, supports et formats.

Ce contexte conduit à élaborer une nouvelle approche de l’intégrité. Les conclusions des travaux du groupe « conservation électronique des documents » du Forum des droits sur l’internet de décembre 2005 ont ainsi proposé une nouvelle approche de l’intégrité du document en proposant qu’elle soit assurée par le respect cumulé de trois critères :

  • La lisibilité du document ;
  • La stabilité du contenu informationnel ;
  • La traçabilité des opérations sur le document.

De la conservation à la communication

Mais pourquoi, pourrait-on se demander de façon provocatrice, ne pas s’en tenir aux seules archives papier qui ont l’avantage naturel de rendre indissociable le support et le contenu ? Pour la même raison que nos ancêtres : ils ont opté pour le papier pourtant bien plus fragile que les tablettes d’argile de façon à faciliter l’échange et la reproduction de l’information.

A titre d’exemple, le succès auprès du public passionné de généalogie des services d’accès aux registres d’état civil numérisés, illustre de façon exemplaire la réelle rupture introduite par le passage de l’archivage papier à l’archivage électronique : la question de la consultation devient aussi importante que celle de la conservation, ce qui n’était pas forcément le cas avec les archives papier associées à la « poussière » dans l’imaginaire collectif. Avec l’archivage électronique, le patrimoine archivistique est de plus en plus fréquemment un patrimoine accessible en ligne. Les archives deviennent les fondations d’une économie de l’information source de croissance, d’emplois et de nouveaux téléservices publics ou marchands.

Cette démocratisation de l’accès, pose dans un cadre renouvelé la question des métadonnées qui, selon la formule consacrée, « sont aux données ce que l’étiquette est à un médicament ». D’une part, l’archivage électronique nécessite la prise en compte de métadonnées techniques, comme celles relatives au format, qui s’ajoutent aux traditionnelles qualifications de l’information opérées par les archivistes (métadonnées de source, contexte, contenu, d’accès, de durée de vie, …). D’autre part, les technologies de l’information permettent un traitement sur les métadonnées qui existaient certes avec les logiciels de gestion des archives papier mais qui prend une autre dimension avec l’archivage électronique. Doit-on aller jusqu’à prétendre, comme le font certains, que les métadonnées relatives à l’archive électronique deviennent une partie intégrante de cette archive ?

L’archivage électronique nécessite à l’évidence une approche qui associe étroitement les compétences archivistiques et les compétences informatiques. Cette vision serait cependant incomplète si l’on omettait d’y ajouter également la dimension juridique, notamment parce que les archives renvoient souvent à la notion de preuve. Pour le secteur public, les textes de référence figurent dans le Code du Patrimoine, voire celui des collectivités locales, alors que le secteur privé se concentre plus particulièrement sur des articles du Code Civil.

 Un univers normatif foisonnant

Le domaine de l’archivage électronique renvoi également à un univers normatif riche, voire foisonnant, qui est source d’enseignements lorsqu’on est en mesure de distinguer les apports – donc les limites – des différents textes. Aussi, risquons un tour d’horizon très rapide au risque de choquer les puristes :

La norme ISO 14721 – OAIS, historiquement issue de l’industrie spatiale, porte sur les aspects techniques et organisationnels attachés à la préservation de l’information numérique. Il est également possible de citer le MoReq qui traite des exigences et spécifications d’un système d’archivage électronique.

La norme ISO 15489 – Record Management – couvre le domaine de la traçabilité de l’information. Elle constitue une méthodologie pour un projet d’archivage

La norme NF – 42-013, souvent citée, a parfois été l’objet de critiques qu’il est possible de dépasser si l’on distingue, d’une part, les principes généraux et les procédures et d’autre part la partie relative au CD. Cette dernière devrait plutôt être comprise comme la bonne façon de procéder lorsqu’on a recours au CD et non comme une obligation de recourir au CD.

Citons enfin, dans le domaine des formats la norme ISO 19005 – PDF/A officialisée en octobre 2005.

D’autres documents de référence doivent aussi être pris en considération au nombre desquels figurent, pour le secteur public, le standard d’échange de données pour l’archivage de mars 2006, élaboré conjointement par la Direction des Archives de France du Ministère de la culture et de la communication et la direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME) du Ministère de l’économie, des finances et de l’industrie. Citons également la recommandation de la Cnil sur l’archivage électronique dans les entreprises, adoptée en octobre 2005, ou les ressources diffusées par la DCSSI (Direction centrale de la sécurité des systèmes d’informations), depuis l’été 2006, relatives l’archivage électronique sécurisé.

Quelques bonnes heures de lecture en perspective !

 La prise en compte des domaines technologiques connexes

Stockage, Record Management, GED, Workflow, techniques documentaires, sauvegarde : nombreux sont les domaines technologiques qui doivent être distingués de l’archivage électronique tout en étant pris en considération dans une visions plus globale, compte tenu de leurs interconnexions possibles. Le concept d’ILM (Information Lifecycle Management), tente de rendre compte de cette réalité même si le terme peut revêtir des frontières très mouvantes selon les prestataires qui y font référence.

Une technologie particulière – celle de la signature électronique – mérite d’être mise en exergue dans la mesure où elle est souvent associée à l’univers de l’archivage électronique avec un discours parfois confus. Il convient de distinguer clairement l’archivage des documents signés électroniquement et l’usage des technologies issues de la signature électronique (ou plus particulièrement de la cryptologie comme les empreintes d’intégrité) utilisées pour la mise en œuvre de l’archivage électronique.

Enfin, soulignons que l’archivage électronique peut être considéré comme une des dimensions de la sécurité informatique. L’archivage électronique, dans sa dimension sécuritaire, renvoi aux questions d’accessibilité, d’intégrité, d’identification, de réversibilité et, en fonction de la criticité de l’information, de confidentialité.

 Les technologies ou supports miracles n’existent pas

Le tour d’horizon technologique pourrait conduire à penser que des solutions définitives sont désormais disponibles sous réserve de disposer des moyens financiers pour y accéder. C’est à l’évidence une illusion et il convient de garder à l’esprit que les migrations de formats et de supports resteront indispensables. Le rôle des nouvelles technologies d’archivage électronique est bien de faciliter ces migrations et/ou de les rendre moins fréquentes ; il ne s’agit en aucun cas de prétendre les supprimer.

Cette évidence n’est pas encore unanimement partagée. Lors du colloque de l’ARCSI (Association des réservistes du chiffre et de la sécurité de l’information), en avril 2006, consacré au coffre-fort électronique, un prestataire intervenant depuis la salle promettait « 300 ans de tranquillité » grâce à une famille particulière de CD … sans être pour autant en mesure de prouver son assertion en produisant un tel support datant du règne de Louis XIV…

Arnaud Belleil

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