Stocker ou archiver sont deux pratiques bien différentes pour conserver vos documents. Où se situe exactement la distinction, et quelle est l’erreur que font quasiment toutes les entreprises ? Découvrez comment conserver correctement vos archives, avec notre guide complet sur les différences entre stockage et archivage des documents.
Quelle est la différence entre stockage et archivage ?
- L’archivage est plus avancé que le simple stockage : il consiste à figer un document et à garantir son intégrité dans le temps.
Stocker, c’est tout simplement déposer un fichier quelque part (sur un disque dur ou dans le cloud, par exemple). Archiver, c’est fixer sa version actuelle pour qu’elle perdure pendant une certaine durée. Parfois pour une durée légale fixée en avance, et d’autres fois pendant des centaines d’années.
Le stockage accueille des documents vivants, qui évoluent encore. L’archivage, lui, prend le relais lorsque le document n’a plus à être modifié : par exemple, lorsque les clauses d’un contrat ont été validées et qu’il a été signé. L’archivage permet de conserver l’original, avec une date et une version fixes, sans modification possible.
Bon à savoir : Quand l’archivage est confié à un tiers comme Cecurity, celui-ci engage sa responsabilité sur les documents archivés.
Définition du stockage, en bref
Avec le stockage, un fichier est enregistré quelque part, et c’est tout. Que ce soit sur un ordinateur, un disque dur, un Google Drive ou un Sharepoint : les documents sont simplement posés quelque part. Il n’y pas de norme encadrant le stockage des documents, ni de sécurité associée.
Exemples de stockages
- Un devis enregistré sur votre bureau ;
- Un contrat glissé dans un Google Drive ;
- Un bulletin de paie copié dans un disque dur externe.
Les risques pour l’entreprise
- Aucune garantie d’intégrité : le fichier peut être supprimé ou modifié, perdant sa version antérieure.
- Si un support physique se casse ou tombe en panne, le document est perdu. Des services de stockage dupliquent les hébergements pour s’en prémunir.
- Les documents sont facilement à la merci de cyberattaques et de fuites de données.
- Pas de valeur probante : il est plus incertain de prouver que le document est resté identique à l’original. La valeur probante est hasardeuse.
L’archivage, qu’est-ce que c’est ?
Pour une entreprise, l’archivage concerne tous les documents qui n’ont plus à être modifiés. Il faut alors les conserver en garantissant qu’ils sont identiques à leur version actuelle. Ainsi, ils pourront être produits en cas de besoin futur : un contrôle fiscal, un litige devant les prud’hommes, une demande de bulletin de paie par un ancien employé 30 ans plus tard.
Exemples de documents à archiver
- Des factures de vos fournisseurs ;
- Des historiques de bulletins de paie de vos employés ;
- Un contrat de travail signé par les deux parties ;
- Un devis ;
- Des brevets ;
- Un procès-verbal d’assemblée générale ;
- Des documents juridiques sensibles ;
- Etc…
L’erreur que font la grande majorité des entreprises
La plupart des entreprises font l’erreur de confondre stockage et archivage. Et surtout, l’erreur de penser que le stockage est suffisant. C’est une erreur de bonne fois : il n’y a pas de loi exigeant noir sur blanc le recours à un système d’archivage électronique.
Que dit la loi sur l’archivage vs le stockage ?
La loi impose de conserver un certain nombre de document, pendant une durée variable (10 ans pour les documents comptables, 6 ans pour les factures, etc…). Elle impose également que, pour être admis comme preuve, un document doit être conservé dans des conditions garantissant son intégrité (article 1366 du code civil).
Pour conserver sa force probante, un document numérique doit réunir les garanties suivantes :
- intégrité (le document n’a pas été modifié),
- authenticité (il est bien le document originel),
- lisibilité (les infos sont lisibles),
- disponibilité (il peut être produit devant une autorité compétente).
Il est important de clarifier que la loi française n’impose pas l’archivage au sens légal. En revanche, elle exige que soient préservés les éléments ci-dessus.
La loi impose donc un résultat, le moyen d’y parvenir restant à l’appréciation des entreprises. Or, seul l’archivage sécurisé permet de garantir ces éléments, et de restituer toute la valeur probante des documents.
5 cas où l’absence d’archivage peut se retourner contre l’entreprise
1. Contrôle fiscal
Le fisc demande vos factures de 2022, stockées sur un Drive. Rien ne prouve qu’elles n’ont pas été modifiées, alors que la loi exige leur intégrité pendant toute la durée de conservation.
2. Contentieux commercial
Un client conteste un contrat stocké sur un serveur. Sans intégrité garantie, le document perd sa force probante devant le juge.
3. Demande de données du personnel
Un ancien salarié réclame ses bulletins de paie, perdus avec un vieux disque dur. Les bulletins électroniques doivent pourtant rester disponibles 50 ans.
4. Destruction non conforme à la durée de conservation légale
Si le délai de conservation n’est pas correctement défini, on risque de se mettre hors la loi : soit en conservant trop longtemps des documents, soit en les détruisant trop tôt. L’archivage encadre la destruction à échéance.
5. Numérisation des archives papier
Lorsque des factures papier sont scannées, puis détruites, le stockage signifie une perte de valeur probante. Simplement stockés, les scans ne valent pas copie fiable et ne prouvent rien.
Bon à savoir : En corollaire de sa solution d’archivage sécurisé, Cecurity vous accompagne aussi dans la numérisation et la destruction conforme des archives papier.
Comment mettre en place un archivage sécurisé ?
Un archivage fiable ne s’improvise pas. Il repose sur quelques règles simples, appliquées à chaque document.
- Identifier le moment où le document se fige : Signature d’un contrat, émission d’une facture, remise d’un bulletin de paie… Le document n’a plus vocation à être modifié, il est prêt à être archivé.
- Classer par type de document. Factures, pièces comptables, documents RH, contrats : fixez des règles d’archivage et de conservation différentes pour chaque catégorie.
- Fixer une durée de conservation. Chaque type de document est associé à une durée légale de conservation (et à un processus de destruction à son terme).
- Définir qui fait quoi. Quels sont les droits des différents utilisateurs ? Qui verse les documents, qui y accède, qui valide leur destruction…
- Choisir une solution adaptée. Opérée par un prestataire externe, votre système d’archivage électronique doit garantir l’intégrité, l’horodatage et la traçabilité des documents. Les normes NF Z42-013 et ISO 14641 servent de référence pour l’évaluer.
- Vérifier la réversibilité. En cas de changement de prestataire, vos archives doivent pouvoir être récupérées intactes.
Confier ses archives à un tiers archiveur s’accompagne d’un avantage de taille. Celui-ci prend la responsabilité des documents dès leur versement et en garantit la conservation.
Vous voulez en savoir plus sur la mise en place de l’archivage sécurisé ? Découvrez la solution SAE de Cecurity en détail
Les avantages d’archiver avec Cecurity
- Système d’archivage certifié NF Z42-013 et NF461
- Archivage intégré à vos outils
- Signature électronique incluse
- Durées de conservation gérées pour vous
- Tiers de confiance français
En savoir plus : nous contacter
FAQ : archivage vs stockage
Quelle est la différence entre GED et archivage ?
La GED sert à classer, partager et faire évoluer des documents vivants. L’archivage conserve des documents figés, sans modification possible. Les deux sont complémentaires.
Un Google Drive est-il un outil d’archivage ?
Non. Un Drive stocke des fichiers, mais ne garantit ni leur intégrité, ni leur traçabilité. Un document peut y être modifié ou supprimé sans laisser de preuve.
L’archivage électronique est-il obligatoire ?
Aucune loi n’impose un outil précis. En revanche, plusieurs textes exigent de conserver certains documents intacts et lisibles, comme les factures ou les bulletins de paie électroniques. Un simple stockage ne permet pas de le prouver.
Combien de temps faut-il archiver ses documents ?
Tout dépend du type de document. Les factures se conservent au moins six ans pour le fisc, les documents comptables dix ans. Les bulletins de paie électroniques doivent rester disponibles 50 ans.
Peut-on jeter les originaux papier après numérisation ?
Oui, sous conditions. La copie numérique doit être fiable : reproduction à l’identique et intégrité garantie dans le temps. Un simple scan stocké sur un serveur ne suffit pas.
Qu’est-ce qu’un tiers archiveur ?
C’est un prestataire qui conserve les documents d’une entreprise. Il en prend la responsabilité dès leur versement et garantit leur intégrité pendant toute la durée de conservation.