Un coffre-fort numérique pour garantir l'archivage de tous vos documents.

Aussi appelé coffre-fort électronique, il s’agit d’un espace sécurisé où les documents sont conservés à l'identique. Leur intégrité est garantie dans le temps. Chaque opération est inscrite dans un journal protégé, qu'on ne peut pas modifier. Le coffre-fort numérique est couramment utilisé dans le cadre des RH dématérialisés, pour distribuer les bulletins de paie et assurer leur mise à disposition pendant la durée légale de 50 ans.

Ces deux solutions sont utilisées pour garantir l'intégrité et la traçabilité des documents, mais elles sont différentes. Le coffre-fort est une solution simple, qui accepte tout type de document, quelle que soit sa nature ou sa durée de conservation. Un SAE structure l'archivage de façon plus complexe, par type de document : formats, métadonnées, durées de conservation, droits par profil, etc... Il tient deux journaux. Le premier suit le cycle de vie des documents, le second les événements du système. Tout SAE répond à la norme NF Z42-013 ; le nôtre est également certifié AFNOR NF 461.

Stocker consiste, tout simplement, à copier un fichier sur un disque ou un Drive en ligne, sans autre forme de garantie. Une GED (gestion électronique des documents) gère des documents vivants, en cours de modification ou partagés, sans avoir beaucoup de contraintes normatives. On commence à parler d’archivage lorsque le document est figé, y compris numériquement : sa date, sa version et son intégrité sont conservées. Toute nouvelle version sera archivée à part, sans écraser la précédente.

Oui. D’après le Code civil, une version numérique peut avoir la même force probante que le papier, dès lors que son intégrité est garantie. L’horodatage, le scellement et le journal des preuves (compris dans nos solutions) sont nécessaire pour produire des preuves en cas de contrôle ou de litige.

Oui, en plus de l’archivage sécurisé, chaque document peut aussi être signé par son destinataire. Cette fonctionnalité est assurée par notre partenaire de signature électronique, Oodrive.

Certains secteurs exigent le recours à un coffre-fort répondant aux normes légales. C’est le cas des professionnels de l'automobile habilités SIV, qui conservent leurs pièces justificatives 5 ans dans un coffre-fort conforme NF Z42-020. Les opérateurs de jeux en ligne agréés par l'ANJ archivent leurs traces de jeu dans un coffre-fort certifié par l'ANSSI. Cecurity propose des versions dédiées à ces secteurs.

En France, dans nos data centers certifiés. Elles ne sont pas soumises au Cloud Act. Vous pouvez aussi installer la solution chez vous, en on premise.

Oui. Le salarié retrouve ses fiches de paie dans un espace personnel, accessible à vie.