Depuis 2016, une copie numérique peut avoir la même force probante que son original en version papier. L’article 1379 du code civil libère les entreprises de l’obligation de conserver des documents papier. A une condition cependant : numériser correctement les documents qui font l’objet d’une obligation de conservation. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la copie fiable et la numérisation fidèle dans ce guide rapide.

En résumé

• La copie fiable est définie par l’article 1379 du Code civil.
• La numérisation fidèle, encadrée par NF Z42-026, en est le volet technique.
• Ensemble, ces deux normes permettent de se débarrasser du papier sans se mettre en défaut.

Deux notions à ne pas confondre

La copie fiable est une notion juridique. Elle répond à une question : cette copie fait-elle preuve devant un juge ? Sa référence est le Code civil.

La numérisation fidèle est une notion technique. Elle décrit un procédé : produire une image numérique qui reproduit l’original sans altération, avec la traçabilité qui va avec. Sa référence est la norme NF Z42-026.

Une numérisation fidèle bien conduite est le moyen le plus sûr d’obtenir une copie fiable au sens juridique.

Ce que dit l’article 1379 du Code civil

L’ordonnance du 10 février 2016 a réformé le droit de la preuve. Elle est à l’origine de l’article 1379 du Code civil, en vigueur depuis le 1er octobre 2016, qui mentionne la phrase suivante :

« La copie fiable a la même force probante que l’original. »

Par défaut, cette fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Une photo de facture prise au smartphone reste une copie : elle n’est pas disqualifiée d’office, mais rien ne garantit qu’elle sera retenue.

Le texte prévoit une présomption simple. Toute copie qui reproduit à l’identique la forme et le contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme au décret, est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire

L’alinéa 3 précise que « si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». La copie fiable prend donc tout son sens une fois le papier détruit.

Les conditions du décret du 5 décembre 2016

Le décret n° 2016-1673, toujours en vigueur, fixe six exigences cumulatives pour une copie électronique.

Le raccourci eIDAS. L’exigence d’intégrité est réputée satisfaite si la copie est protégée par un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiés au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (aussi appelé eIDAS). Ici, la numérisation repose sur des acteurs qualifiés, inscrits sur une liste publique de prestataires de service de confiance.

Numérisation fidèle : NF Z42-026, mode d’emploi

La norme AFNOR NF Z42-026, publiée en 2017 et révisée en mars 2023, énonce les critères techniques d’une copie fiable.

Elle encadre la qualification des matériels, les paramètres de prise de vue, la chaîne de traçabilité, les contrôles qualité et les livrables. La révision de 2023 a renforcé deux points : la convention de numérisation, document contractuel qui fige les exigences entre donneur d’ordre et opérateur, et le certificat de numérisation, attendu comme livrable.

À retenir — Une numérisation impeccable versée dans un simple répertoire partagé ne suffit à garantir les attendus d’une « copie fiable ». L’intégrité doit rester démontrable des années plus tard. Pour cela, on met en place des coffres-forts numériques (NF Z42-020) et des systèmes d’archivage électronique (NF Z42-013 / ISO 14641).

Détruire les originaux : ce que le droit autorise

Peut-on vraiment détruire des originaux papier une fois qu’on dispose d’une copie fiable ? La réponse est oui, sous conditions — avec des particularités en fonction du contexte ou du secteur d’activité. Ci-dessous, voici quelques cas particuliers.

Factures et pièces comptables

L’arrêté du 22 mars 2017, codifié à l’article A. 102 B-2 du LPF, autorise la conservation dématérialisée des factures papier. Plusieurs exigences doivent être respectées :

• Reproduction à l’identique sans retouche d’image,
• Couleurs préservées, compression sans perte,
• Format pdf ou pdf/a-3,
• Sécurisation par cachet serveur et empreinte numérique,
• Horodatage de chaque fichier,
• Organisation documentée.

Documents de santé

Un régime spécifique aux documents de santé a été mis en place. Il est issu de l’ordonnance du 12 janvier 2017 (articles L. 1111-25 et suivants du Code de la santé publique), qui définit les règles de destruction des documents papiers originaux. Dans ce secteur sensible, il est conseillé de faire valider son schéma de destruction de documents papier en amont.

Bulletins de paie

En ce qui concerne les bulletins de paie, l’employeur conserve un double pendant cinq ans. Cela dit, le bulletin remis sous forme électronique doit rester disponible pendant cinquante ans. Cette durée justifie à elle seule le recours à un coffre-fort numérique, comme celui que propose Cecurity.

Archives publiques

L’élimination est conditionnée au visa de l’administration des archives. Bien sûr, une copie fiable ne suffit pas à se libérer de l’obligation de conservation.

Copie fiable et numérisation fidèle : par où commencer

1. Cartographier vos familles de documents, en faisant l’inventaire des valeurs probatoires, des durées légales, des volumes et des coûts de stockage.
2. Arbitrer au sein de votre archivage. En cas de doute, il est recommandé de s’adresser à un expert du droit et/ou de l’archivage sécurisé.
3. Contractualiser une convention de numérisation avec un prestataire : paramètres, contrôles, livrables, responsabilités.
4. Sceller la numérisation (et éventuellement la destruction des documents papiers) avec un procédé qualifié eIDAS.
5. Conserver et documenter afin d’être protégé sur le plan juridique.

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