Dans un contexte où la modernisation des processus RH devient incontournable, la dématérialisation des bulletins de paie suscite un intérêt croissant, avec 80 % des Français favorables à cette évolution[1]. Pourtant, de nombreuses entreprises hésitent encore à sauter le pas. À mesure que les réglementations évoluent et que les enjeux de sécurité des données se renforcent, il est crucial de remettre en question les idées reçues qui entourent ce passage à la dématérialisation des bulletins de paie. Cecurity.com propose de vous éclairer en déconstruisant les 5 clichés sur la dématérialisation des bulletins de paie les plus courants.
Cliché n°1 : L’accord du salarié
« Je suis obligé(e) d’avoir l’accord préalable de mes salariés pour passer à la dématérialisation des bulletins de paie. »
Depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail facilite la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie. En effet, un employeur peut désormais mettre en place le bulletin de paie électronique sans obtenir le consentement préalable des salariés. Cependant, l’employeur a un devoir d’information envers ses collaborateurs et doit les prévenir de ce changement a minima un mois à l’avance par tout moyen conférant date certaine.
Les salariés, quant à eux, bénéficient d’un droit d’opposition à la dématérialisation des bulletins de paie et peuvent choisir de continuer à recevoir leurs bulletins au format papier.
Cliché n°2 : La protection des données personnelles
« Recevoir ses bulletins de paie au format papier, c’est plus sûr ! Qui sait si mes données personnelles sont en sécurité sur Internet. »
Pour une dématérialisation conforme, l’employeur doit respecter certaines conditions pour le traitement et la distribution des bulletins de paie de ses salariés. En optant pour l’offre ePaie proposée par Cecurity.com, chaque salarié dispose d’un coffre-fort numérique personnel d’une capacité de 5 Go qui permet un archivage chiffré et sécurisé. Le service de coffre-fort numérique MyCecurity.com est conforme à la loi pour une République numérique et aux exigences de la norme NF Z42-020 afin de garantir la confidentialité et la protection des données personnelles des salariés.
Cliché n°3 : Accessibilité et pérennité des documents
« Si je dois stocker mes documents sur Internet, j’ai peur de les perdre. »
L’employeur doit être en mesure de garantir à ses salariés la disponibilité et l’accessibilité des données :
➡️ L’employeur garantit la disponibilité en conservant de manière sécurisée les bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié).
➡️ L’employeur garantit l’accessibilité par l’émission des documents dans un format lisible et pérenne.
C’est ce que permet notamment le coffre-fort salarié MyCecurity.com que le collaborateur peut conserver même en cas de changement d’employeur.
De plus, l’employeur est également tenu de conserver une copie des bulletins de paie pendant 5 ans (Art. L3243-2 du Code du travail, modifié par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009). L’offre ePaie propose donc, en plus du coffre-fort salarié, un service d’archivage à valeur probatoire certifié NF 461 et ISO 27 0001 qui garantit l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des copies des bulletins de paie pour l’employeur.
Cliché n°4 : Accompagnement au changement
« Si je choisis de dématérialiser les bulletins de paie de mes salariés, ils auront du mal à s’adapter à ce changement. »
Chez Cecurity.com, nous vous proposons un accompagnement personnalisé au moyen d’un kit de démarrage reprenant les étapes clé pour réussir le passage à la dématérialisation des bulletins de paie ainsi que des outils pour accompagner les salariés durant toute cette période de transition.
Diverses ressources, dont un guide à destination du service Ressources Humaines sont mises à la disposition de l’employeur qui bénéficie également d’un entretien métier avec les équipes Cecurity.com pour l’aider dans la prise en main de la plateforme de dématérialisation et la mise en route de son projet.
Ensuite, l’employeur informe ses salariés des changements à venir en leur adressant une notification officielle concernant le passage aux bulletins de paie dématérialisés, et ce, au moins un mois avant l’envoi du premier bulletin électronique. Pour cela, Cecurity.com met à disposition des employeurs des outils afin de faciliter la communication auprès de leurs salariés.
Enfin, les salariés qui optent pour la réception dématérialisée de leurs bulletins bénéficient d’un coffre-fort numérique. Ils reçoivent également un guide pour les accompagner pas à pas dans cette transition. Clair et concis, ce document leur permet de découvrir les étapes clés pour accéder à leurs bulletins de paie dématérialisés et profiter de toutes les fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique MyCecurity.com. Ils ont aussi accès à un support client basé en France, joignable par email et par téléphone en cas de besoin.
Cliché n°5 : Gestion autonome de la distribution des bulletins de paie
« La mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie risque de perturber le quotidien de mon service RH »
Au contraire, la dématérialisation des bulletins de paie permet à vos équipes de gagner du temps grâce à l’automatisation de la distribution. Cela leur donnera l’opportunité de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour gagner en efficacité et en productivité. Qui plus est, une diffusion accélérée des bulletins de paie permet une gestion plus fluide des processus internes et de la relation employeur-salarié.
Nous garantissons également une simplicité d’utilisation. En effet, notre plateforme SaaS Cecurity.com a été conçue pour proposer une expérience utilisateur intuitive et facile. De plus, elle prend en charge les bulletins de paie au format PDF provenant de n’importe quel SIRH et s’accompagne d’outils de suivi qui permettront à votre service RH d’avoir un contrôle des flux en temps réel.
L’offre ePaie propose également un système d’enrôlement automatique pour les salariés pour un démarrage rapide et sans charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires de paie.
Enfin, les salariés peuvent gérer de manière autonome le mode de distribution des bulletins de paie qu’ils préfèrent (coffre-fort ou papier). Cela garantit une adaptation aux préférences de chacun conformément à la loi, tout en assurant une gestion sécurisée et efficace des processus pour les équipes RH.
Après avoir démystifié les 5 clichés sur la dématérialisation des bulletins de paie, découvrez l’offre ePaie, sur notre page. ou prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.
[1] Source : Sondage Ifop pour Neopost France réalisé en 2017
Bulletin de paie électronique : ce que change la loi du 12 mai 2009
[Paragraphe issu d’un article d’Arnaud Belleil sur le blog Cecurity, reprenant une conférence du salon Demat Expo animée par Alain Borghesi (PDG de Cecurity.com) et l’avocat Éric Caprioli.]
Depuis la loi du 12 mai 2009, les employeurs peuvent transmettre le bulletin de paie sous forme électronique. L’article L.3243-2 du Code du travail fixe deux conditions : le salarié doit y consentir, et le dispositif doit préserver l’intégrité des données.
Les dématérialisations précédentes concernaient les factures ou les appels d’offres, donc des flux entre entreprises. Cette fois, des millions de salariés sont concernés.
Trois secteurs du droit entrent en jeu : le droit du travail, la protection des données personnelles et le droit de la preuve. La norme NF Z 42-013, révisée en mars 2009, précise la notion d’intégrité. Une information intègre n’a subi aucune destruction, altération ou modification, volontaire ou accidentelle.
Pour y parvenir, la norme recommande le scellement numérique. Celui-ci s’appuie sur des fonctions de hachage, des signatures numériques et, en option, un horodatage. Sans ça, pas moyen de démontrer qu’un bulletin n’a pas été modifié.
L’accord du salarié n’est pas acquis d’avance. Il faut lui proposer une contrepartie concrète : c’est là que le coffre-fort électronique prend tout son sens. Le salarié y gagne un vrai service, ce qui améliore l’adoption de la dématérialisation des bulletins de paie.
Le coffre-fort évite aussi les pièges de l’envoi par e-mail : confidentialité fragile, gestion laborieuse des clés de chiffrement. Depuis 2009, un référentiel de la Fédération nationale des tiers de confiance régit d’ailleurs cette technologie.
Au-delà de la conformité, le projet ouvre la voie à d’autres chantiers. L’archivage électronique peut s’étendre à d’autres pièces administratives. La signature électronique peut suivre, tout comme un portail RH.
3 étapes pour passer à la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise :
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Trouver un partenaire fiable et conforme
Pour commencer, s’entourer d’un partenaire de confiance est primordial pour réussir votre passage à la dématérialisation. Pendant votre recherche assurez-vous que ce dernier soit conforme et expert dans son domaine. En effet, il doit pouvoir vous accompagner dans l’apprentissage et la mise en place de votre nouvelle solution.
Comme vu précédemment, pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie il y a certaines obligations légales à respecter. Votre nouveau partenaire devra donc vous proposer une solution respectant le cadre légal actuel et à venir.
Les éditeurs de dématérialisation sont divers et multiples sur le marché. Choisir parmi autant de prestataires peut vous sembler compliqué. Optez pour une solution qui vous fera gagner immédiatement en productivité. Une solution qui vous permettra d’offrir à vos collaborateurs et clients un service innovant, sécurisé et conforme à la réglementation. Assurez-vous que votre prestataire puisse gérer de façon autonome la distribution de vos bulletins de paie.
En termes d’accompagnement, vous devrez définir ensemble le processus à adopter selon le fonctionnement de votre entreprise.
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Communiquer en interne sur ce changement & l’organiser avec son partenaire
Vous l’aurez donc compris, l’employeur souhaitant passer au bulletin de paie électronique à plusieurs obligations à respecter. Notamment celle d’informer ses salariés par tout moyen conférant date certaine. Cette information doit se faire à minima 30 jours avant l’envoi du premier bulletin dématérialisé. Nous vous recommandons donc d’anticiper votre communication interne à destination de vos salariés bien avant ce délai. Avec l’aide de votre partenaire de dématérialisation, établissez un plan pour sensibiliser un maximum vos collaborateurs aux nouvelles procédures.
En même temps que vous notifierez vos salariés de ce changement, vous et votre partenaire organiserez la procédure. C’est à ce moment-là que vous testerez avec votre prestataire le bon fonctionnement de la transmission des bulletins de paie.
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Lancer son premier flux de bulletin de paie dématérialisé
Une fois les phases de préparations terminées, vous ou votre partenaire devrez transmettre à vos salariés la procédure à suivre. Associé à cette note d’information, vos salariés devront avoir la possibilité de choisir la voie dématérialisée ou papier.
Votre responsable paie peut lancer officiellement le premier train de paie dématérialisé via le portail partenaire !
Par la suite, toutes les instructions seront adressées individuellement à l’ensemble des salariés concernés par ce changement. Elles contiendront les informations nécessaires à l’activation de leur espace personnel qui, en fonction de votre partenaire, peut être un coffre-fort numérique.
Vos salariés pourront désormais consulter leur bulletin de paie depuis cet espace personnel entièrement sécurisé et confidentiel. Cet espace numérique est accessible de n’importe où et à n’importe quel moment. Souvent, à chaque dépôt dans les espaces, vos salariés seront informés par mail.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’offre de dématérialisation des bulletins de paie de Cecurity.com ? Retrouvez notre page dédiée à l’epaie ou contactez-nous directement !
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